LEI N.º 3.465, DE 31 DE AGOSTO DE 2001
"Institui a Política de Gestão Integral de Documentos e o Sistema Municipal de Arquivos do Município de Itatiba, na forma que especifica".
Eu, ENG.º JOSÉ ROBERTO FUMACH, Prefeito do Município de Itatiba, Estado de São Paulo, no uso das atribuições de meu cargo,
FAÇO SABER que a Câmara Municipal de Itatiba, em sua 25ª Sessão Ordinária, realizada no dia 22 de agosto de 2001, aprovou e eu sanciono e promulgo a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DA POLÍTICA DE GESTÃO INTEGRAL DE DOCUMENTOS E
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
Art. 1º - Ficam instituídos a Política de Gestão Integral de Documentos e o Sistema Municipal de Arquivos do Município de Itatiba.
Art. 2º - A Política de Gestão Integral de Documentos e o Sistema Municipal de Arquivos objetivam:
I - promover a integração dos arquivos existentes nos diversos órgãos da Administração Municipal, que constituem a rede municipal de arquivos;
II - contribuir para a normatização de procedimentos arquivísticos e garantir o acesso rápido à informatização e, assim, promover a eficiência, eficácia, economia e transparência da Administração;
III - fomentar o planejamento e a governabilidade;
IV - garantir direitos individuais e coletivos;
V - assegurar o pleno exercício da cidadania;
VI - preservar o patrimônio documental, fonte de pesquisa e conhecimento.
(Lei n.º 3.465/01)
Art. 3º - Para efeitos de aplicação desta lei e demais normas relativas à Gestão Integral de Documentos e ao Sistema Municipal de Arquivos, aos documentos e arquivos públicos do Município de Itatiba, ficam assim definidas as seguintes expressões:
I - Gestão Integral de Documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento temporário e eliminação ou guarda permanente dos documentos dotados de valor informativo, probatório ou cultural;
II - Arquivo: é o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por uma unidade, órgão ou organismo, no exercício de suas competências, funções e atividades e conservados para servir de referência, informação, prova ou fonte de pesquisa;
III - Documentos de Arquivo: são todos os registros de informação, em diferentes suportes que resultam da produção e acumulação em processo natural decorrente do exercício das competências, funções a atividades da Administração Pública Municipal;
IV - Série Documental: é o conjunto de documentos resultantes do exercício de uma mesma função ou atividade, documentos estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução;
V - Avaliação de Documentos: é a atividade interdisciplinar que consiste em identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos, analisar seu ciclo de vida e definir sua destinação final, isto é, sua eliminação ou guarda permanente;
VI - Valor do Documento: é o valor classificado como imediato ou mediato, que varia segundo o menor ou maior teor ou vigor informativos do documento, de seu caráter probatório e seu alcance temporal;
VII - Documento de Valor Imediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência e de prescrição definidos na Tabela de Temporalidade a ele relativa, nos termos desta Lei, pode ser eliminado sem prejuízo para os indivíduos, para a coletividade, para a memória da Administração ou da História do Município;
VIII - Documento de Valor Mediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução, definidos na tabela de temporalidade a ele relativa, nos termos desta Lei, deve ser preservado por força das informações nele contidas, para a eficiência da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa;
(Lei n.º 3.465/01)
IX - Tabela de Temporalidade: é o instrumento arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, e define os prazos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município;
X - Prazo de Vigência: é o intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinam a sua produção;
XI - Prazo de Prescrição: é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado;
XII - Prazo de Precaução: é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de sua eliminação ou recolhimento definitivo;
XIII - Sistema Municipal de Arquivos: é o conjunto de arquivos da Administração Pública Municipal, direta ou indireta, que constitui a rede de arquivos do Município, independentemente da posição que ocupa nas respectivas estruturas administrativas, funcionado de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns, sob uma única coordenação;
XIV - Arquivos Correntes ou de Gestão: são constituídos de documentos vigentes, organizados e acessíveis, freqüentemente consultados. Podem ser Setoriais ou Centrais, localizados junto às unidades produtoras de documentos;
XV - Arquivo Geral ou Intermediário: constituído de documentos que tenham prazos de vigência ou de prescrição muito longos, poucos consultados, mantidos organizados, enquanto aguardam a destinação final;
XVI - Arquivo Histórico do Município: constituído de documentos providos de valor permanente, informativo, probatório, histórico ou cultural, que devam ser definitivamente preservados.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL E DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(Lei n.º 3.465/01)
Art. 4º - Fica criado o Arquivo Público Municipal, a nível de Diretoria ou órgão similar, órgão central do Sistema Municipal de Arquivos, subordinado diretamente à Secretaria de Governo, com dotação orçamentária própria, com as seguintes competências:
I - Formular a política de gestão integral de documentos do Município e coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo e do Poder Legislativo;
II - Garantir o acesso às informações e aos arquivos, no âmbito da Administração Pública Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis;
III - Estabelecer e divulgar diretrizes e normas para as diversas etapas de administração de documentos, inclusive dos documentos eletrônicos, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes da rede municipal de arquivos, sejam eles arquivos correntes, centrais, setoriais, e o Arquivo Público ora criado;
IV - Coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município e acompanhar a elaboração das tabelas de temporalidade;
V - Autorizar, na condição de instituição arquivística municipal, prevista no artigo 9º, da Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991, as eliminações dos documentos desprovidos de valor permanente;
VI - Supervisionar as transferências e proceder ao recolhimento, preservação e custódia de documentos dotados de valor permanente, tanto do Poder Executivo quanto do Poder Legislativo;
VII - Dar treinamento e orientação técnica aos profissionais incumbidos das atividades de protocolo, comunicações administrativas e unidades integrantes do Sistema de Arquivos do Município;
VIII - Promover a integração e incentivar a cooperação, pesquisa e interdisciplinariedade entre profissionais envolvidos na gestão integral de documentos, inclusive a gestão eletrônica de documentos, sistemas de informação, sistema de arquivos e projetos de preservação e divulgação do patrimônio documental, de ação cultural e de recuperação da memória coletiva e da história do Município;
IX - Estender a custódia aos documentos de origem privada, considerados de interesse público e social, sempre que houver conveniência e oportunidade;
(Lei n.º 3.465/01)
X - Propor convênios e parcerias para efetivar a implantação da política de gestão integral de documentos e sistemas de informatização.
Art. 5º - Ao Arquivo Público Municipal ficam subordinados, técnica e funcionalmente, todos os arquivos da Administração Pública Municipal, integrantes da rede de arquivos do Município, tanto do Poder Executivo, quanto do Poder Legislativo.
Parágrafo Único - A subordinação técnica e funcional de que trata o "caput" deste artigo será realizada sem prejuízo da subordinação administrativa.
Art. 6º - O Arquivo Público Municipal constituir-se-á de:
I - Gabinete do Diretor:
a) Conselho de Gestão Participativa;
b) Comissão Central de Avaliação de Documentos;
c) Programa de Ação Cultural;
II - Arquivo Geral ou Intermediário;
III - Arquivo Histórico ou Permanente.
§ 1º - O CONSELHO DE GESTÃO PARTICIPATIVA - CGP será integrado pelos seguintes membros, nomeados mediante Decreto do Executivo Municipal:
I - Representantes do Poder Legislativo:
a) um profissional do Arquivo e Documentação da Câmara Municipal;
b) um profissional da área jurídica, de preferência do quadro de pessoal efetivo da Assessoria Jurídica da Câmara Municipal;
c) um profissional da Diretoria de Expediente, ou Secretaria da Câmara, com formação e experiência em Administração Pública e Informática.
(Lei n.º 3.465/01)
II - Representantes do Poder Executivo:
a) o Diretor do Arquivo Público Municipal;
b) um (01) profissional com formação e experiência em Administração Pública, da Secretaria Municipal da Administração;
c) um (01) historiador da Secretaria da Cultura, Esportes e Turismo;
d) um (01) procurador da Secretaria dos Negócios Jurídicos;
e) um (01) especialista da área de informática;
f) um (01) especialista em Arquivologia;
g) um (01) representante do Museu Histórico Municipal "Padre Francisco de Paula Lima";
h) um (01) representante da Biblioteca Municipal "Francisco da Silveira Leme (Chico Leme)".
III - Representantes da Sociedade Civil:
a) um (01) representante de Associação ou Sociedade, comprovadamente interessada na institucionalização de Arquivos Municipais e na implantação de Gestão de Documentos e Informações;
b) um (01) representante de Associação ou Sociedade comprovadamente interessada na preservação do Patrimônio Cultural Municipal e do Meio Ambiente;
c) um (01) representante de Classes Empresariais sediadas no Município, interessadas em contribuir para a modernização da Administração Municipal, nos termos previstos nesta Lei;
d) um (01) representante de Universidade Regional ou Instituto de Ensino e Pesquisa, sediado no Município, relacionado ao departamento de história, núcleos de documentação ou ciência da informação.
(Lei n.º 3.465/01)
§ 2º - O Presidente do Conselho de Gestão Participativa - CGP será eleito pelos seus pares.
§ 3º - Os representantes referidos no inciso III, do § 1º, deste artigo, serão indicados pelos Reitores, Presidentes ou Diretores dos respectivos institutos, associações, sociedades ou classes, sendo que os demais membros serão selecionados entre os servidores do quadro do funcionalismo público municipal, para, sem prejuízo de vencimentos e vantagens do cargo, assumir as funções e atividades previstas nesta Lei.
§ 4º - A COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CCAD será integrada pelos seguintes membros, nomeados mediante Decreto do Executivo Municipal:
a) Diretor do Arquivo Público;
b) Chefe do Arquivo Geral;
c) Chefe do Arquivo Histórico;
d) um Assessor da Secretaria dos Negócios Jurídicos;
e) um Assessor Jurídico da Câmara Municipal;
f) um especialista em Arquivologia;
g) um historiador;
h) um especialista em informática, analista de sistemas;
i) um especialista em desenvolvimento urbano; e
j) um especialista em Administração Pública Municipal.
§ 5º - A Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD será responsável pela execução das diretrizes emanadas pelo Conselho de Gestão Participativa - CGP, com competência para:
I - Orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA e, na Câmara Municipal, participar do processo de avaliação de documentos;
II - Propor critérios de valor aos documentos e analisar a adequação das propostas das Comissões Setoriais de Avaliação - CSA para as respectivas Secretarias e para a Câmara Municipal;
III - Elaborar e submeter à aprovação do Conselho de Gestão Participativa - CGP as Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se também de sua atualização;
IV - Coordenar as transferências e recolhimento de documentos, de acordo com a destinação proposta nas Tabelas de Temporalidade e o calendário definido para o Município.
(Lei n.º 3.465/01)
§ 6º - Os integrantes da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD serão selecionados entre os servidores do quadro do funcionalismo municipal, para, sem prejuízo de vencimentos e vantagens do cargo, assumir as funções e atividades previstas nesta Lei.
§ 7º - O mandato dos membros do Conselho de Gestão Participativa - CGP e da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD será de 4 (quatro) anos, admitida a recondução.
Art. 7º - Fica o Poder Executivo autorizado a regulamentar, mediante Lei, a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal.
Art. 8º - O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores, admitidos de acordo com os dispositivos legais vigentes.
Art. 9º - As Secretarias e a Câmara Municipal deverão constituir, no prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da publicação desta Lei, a respectiva COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO - CSA, de que tratam os incisos I e II, do § 5º, do artigo 6º, desta Lei.
§ 1º - As Comissões Setoriais de Avaliação - CSA serão constituídas de, no mínimo, 3 (três) membros, com conhecimento da estrutura organizacional, das funções e das atividades desenvolvidas pelo respectivo órgão, da produção e tramitação de documentos.
§ 2º - As Comissões Setoriais de Avaliação - CSA deverão receber acompanhamento jurídico para apresentar propostas de temporalidade para os documentos do respectivo órgão ou unidade.
§ 3º - Compete às Comissões Setoriais de Avaliação - CSA:
I - Identificar os documentos atualmente produzidos pelas Secretarias ou órgãos a que estejam subordinados;
II - Participar da organização de documentos dos arquivos centrais das Secretarias ou órgãos;
III - Promover o levantamento de documentos acumulados pela Secretaria ou órgão independentemente da localização, estado de conservação ou data em que foram produzidos;
(Lei n.º 3.465/01)
IV - Propor prazos para guarda e eliminação de documentos, conforme orientação da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, em função dos valores que possam apresentar para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais, técnicos ou pelo valor permanente, definitivo, como fonte primária da história e memória do Município;
V - Garantir o cumprimento do calendário de transferências e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidade.
CAPÍTULO III
DO PROGRAMA CULTURAL
Art. 10 - Considerando que a Gestão Integral de Documentos deverá desenvolver-se em etapas sucessivas e de maneira sistêmica, o Arquivo Público Municipal, órgão central do Sistema Municipal de Arquivos, deverá buscar parcerias e uma aproximação efetiva e estável com as Secretarias de Cultura, Esportes e Turismo e da Educação do Município, especialmente bibliotecas e museus, educação, esportes, turismo e lazer, e órgãos municipais, assim como universidades, associações e outras instituições similares, para desenvolver programas, projetos e atividades de interesse cultural, técnico e científico, como:
I - Pesquisa e treinamento de pessoal;
II - Estágios supervisionados;
III - Levantamento da Produção Documental;
IV - Identificação de arquivos particulares, culturalmente significativos;
V - Organização de exposições e eventos;
VI - Publicações e Programas de Divulgação do Patrimônio Arquivístico;
VII - Projeto Arquivo - Escola;
VIII - Programa de incentivo à pesquisa e à valorização e divulgação do patrimônio documental do Município.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 11 - É proibida toda e qualquer eliminação de documentos, exceto nos termos desta Lei.
(Lei n.º 3.465/01)
Art. 12 - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Paço Municipal de Itatiba "Prefeito Roberto Arantes Lanhoso",
em 31 de agosto de 2001.
ENG.º JOSÉ ROBERTO FUMACH
Prefeito Municipal
Redigida e lavrada na Secretaria dos Negócios Jurídicos. Publicada no Paço Municipal, mediante afixação no local de costume, na data retro.
PAULO JOSÉ GUERREIRO CONSTANTINO
Secretário dos Negócios Jurídicos
